¿Cómo planear tus cargas de trabajo?


 
 

por Alejandro Vázquez, experto en comunicación organizacional

¿Alguna vez has sentido que no avanzas con tus pendientes? ¿Comúnmente te llevas trabajo a casa? ¿Tienes la percepción que no rindes en las horas de trabajo?

tiempoMuchos pensamos que tenemos cargas de trabajo muy demandantes y por eso no logramos avanzar o cumplir con las fechas de entrega, pero ¿has analizado tus hábitos durante tu tiempo laboral? ¿Empiezas a trabajar desde el primer minuto? ¿Te distraes fácilmente? ¿Te enfocas en alguna actividad y antes de terminarla pasas a otra cosa? ¿Revisas tus redes sociales? ¿Sales a fumar? Todos esos minutos muertos y malos hábitos se traducen en menos tiempo productivo. Este es un problema muy común y es algo que muchos ni siquiera tenemos detectado.

Como lo comenté en el post ¿Qué significa ser Accountable?, existen muchas herramientas para lograrlo y una de ellas, que resulta primordial, es saber cómo planear tu día priorizando las actividades que tienes que realizar.

Para empezar, es importante saber que no todos trabajamos de la misma manera. Hay personas que la mañana les funciona muy bien y arrancan los días con toda la actitud, así como hay personas que por la tarde, después de la comida, encuentran el horario más productivo; hay personas que empiezan la semana con toda la energía y encuentran el lunes como su mejor día, mientras que para otros su mejor nivel comienza el miércoles. Entonces, antes que nada, conoce tus días y horarios en los que tu nivel de energía y concentración están a tope para que sea en ese momento donde realices  las tareas que más atención te demanden. Deja las tareas sencillas para cuando estés con tu energía esté más baja.

Una vez conociéndote, viene el punto principal: planear. Para saber hacerlo correctamente debes saber que todas tus tareas se pueden dividir en 4 rubros de acuerdo a su importancia y tiempo de entrega. En la imagen de abajo puedes observar estos cuadrantes:

  • Importantes a corto plazo: de atención inmediata.
  • Importantes a largo plazo: requieren atención pero puedes dosificar en los próximos días.
  • No tan importantes a corto plazo: puedes atenderlos al terminar los importantes a corto plazo.
  • No tan importantes a largo plazo: agéndalos para tenerlos siempre en cuenta.

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Hay situaciones de urgencia que son de acción inmediata, éstas alterarán tu agenda, pero no hay nada más que hacer más que darles atención.

Además, te compartiré otros tips que, junto con una correcta planeación, te ayudarán a ser más productivo durante tu tiempo laboral:

  1. Prioriza pendientes: seguramente haces algo más de las funciones de tu puesto. Es necesario que des la prioridad real a cada pendiente. Primero termina las cosas que van de acuerdo a  tus funciones y después con las demás asignaturas que se van generando fuera de ellas.
  2. Organiza tu día a día: al inicio de la semana llena tu calendario con las tareas que tienes y asígnales el tiempo que vas a dedicarles. Es importante que cumplas con todo de acuerdo a los horarios que estableciste. Después que acabes cada actividad, tómate un descanso breve para despejar tu mente y continuar con lo que sigue.
  3. Evita distracciones: cuando estás trabajando en algo y de pronto te distraes, el cerebro pierde el nivel de concentración alcanzado, al retomar inicias desde cero y tardas en volver a llegar al mismo nivel. Para esto, si tienes oficina cierra la puerta, y si no, utiliza unos audífonos, de preferencia con música tranquila.
  4. Dedícate a una sola cosa: un mal hábito es brincar de una cosa a otra sin haber terminado lo anterior, ya que no logras avanzar en ninguno de tus pendientes.
  5. Ordena tu lugar: un lugar desordenado hace que tus ganas de trabajar disminuyan, ver el desorden puede provocarte pereza y desánimo. Ten lo esencial para poder realizar tus actividades, archiva tus documentos y crea un espacio sin contaminación visual.
  6. Busca algo que te motive: tu trabajo debe ser ese motor para conseguir tus metas, como crecimiento profesional o algún gusto personal que tengas en mente.
  7. Sé puntual: es un hábito que te hará cumplir con tus obligaciones a tiempo. Empieza levantándote más temprano y sal de tu casa a tiempo, llega a tu oficina con unos minutos de colchón para preparar todo antes de iniciar tus actividades
  8. Descansa: las horas de sueño son muy importantes. Si duermes bien, te levantarás de mejor humor y con la mente despejada para realizar tus actividades con la mayor energía posible, lo que se traduce en estar más enfocado en cumplir con todo lo que planeaste para ese día.

Sabemos que de la noche a la mañana no serás la persona más ordenada, si es que no sigues estos pasos. Intenta ir poco a poco, recuerda que una tarea repetida 20 veces se convierte en un hábito, y un hábito es hacer algo cotidianamente, para lo cual ya no necesitas recordatorio.

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